Evitare fraintendimenti in contratti e regolamenti è benefico per il business, le relazioni e per la tua salute psicofisica. Quando non ci si capisce o un dettaglio è ambiguo, si rischia la perdita di vendite e clienti, la perdita del buon nome e si guadagnano stress e perdite di tempo. Si evitano con due fattori: semplicità e specificità.
Un contratto o regolamento ambiguo è un guaio
Quando un contratto o un regolamento lasciano spazio a dubbi e varietà di interpretazioni, ti trovi a dover correre ai ripari:
- ricevi contestazioni;
- ricevi lamentele;
- ricevi disdette;
- scopri che alcune condizioni sono leggibili a tuo sfavore;
- ottieni recensioni e passaparola negativi.
È meglio prendersi cura dei tuoi documenti.
Fai attenzione alle revisioni IA o al traduttore automatico
Una parte dei buchi comunicativi che causano fraintendimento sono dovuti alla velocità con cui stiliamo i documenti, nel tran tran qutidiano. Un’altra dose massiccia, oggi, è determinata dall’utilizzo superficiale di IA e traduttori automatici.
Ci si fida, si prende per buono quanto scritto e ci si pulisce la coscienza con un paio di modifiche lessicali e di punteggiatura, tanto per. Si trascurano le sequenze logiche, i risvolti etici, le potenziali ambiguità.
Facendo tutto di fretta, la si paga dopo.
La chiarezza è frutto di semplicità e specificità
Un testo è chiaro quando è semplice nella sintassi e specifico nel lessico. Stop.
Frasi semplici e ben costruite sintatticamente e parole precise, molto precise, ti evitano i fraintendimenti e le conseguenti grane di cui sopra.
Forse pensi che l’IA se ne occupi già e per certi versi hai ragione:
- tende a una semplicità sintattica che è quasi banale;
- se glielo si fa notare, ha la possibilità di accedere a sinonimi in tempo rapidissimo.
Tuttavia, proprio quella semplicità sintattica la costringe a una simmetria del testo che talora lo complica e lo rende ridondante. La ripetizione di contenuti in diverse salse, per esempio, predice il rischio di una parola di troppo, di un passo falso nella comunicazione, di una sfumatura di significato che intrappola.
Oppure, la scelta di una terminologia molto rigida e rigorosa crea dubbi sul piano relazionale: quella persona che scrive in modo così bacchettone, saprà essere flessibile e attenta alle proprie richieste, se capiterà?
Il fraintendimento può essere di contenuto o relazionale. Uno peggio dell’altro.
Il controllo finale è imprescindibile
Quando ero ragazza lavoravo in un’occhialeria che aveva tante macchine che facevano il grosso della produzione. Poi si passava a finiture, dettagli e controllo finale del prodotto.
In questa nuova rivoluzione teconologica, in cui la macchina artificiale fa il grosso, prenditi il tempo e lo spazio per il lavoro di fino:
- dà qualità e valore;
- rende personale un lavoro altrimenti identico per tutti e tutte;
- ti evita fraintendimenti e perdite di tempo;
- ti consente di tenere allenato il tuo spirito critico e questo ti serve quando sei tu a leggere contratti e regolamenti altrui!
Se non hai tempo, faccio io finiture e controllo finale per te e accompagno ogni modifica a una spiegazione.
Rimettiamo a posto contratti, regolamenti e documenti!
