Far leggere una e-mail può essere un’impresa. Lo sappiamo, ci sono persone che fuggono, procrastinano, tirano bidoni e, ahinoi, con queste persone si ha poco o pochissimo margine di azione. In tutti gli altri casi, però…
… puoi far leggere una e-mail facendo così!
Quando scrivi una e-mail ti serve considerare tre aspetti principali:
- Chi la leggerà;
- In quale contesto;
- Quali sono le e-mail che leggi tu.
Chi la leggerà
Ti è utile conoscere il più possibile la persona che vorresti ti leggesse perché in base al suo ruolo, alle sue priorità e al suo stile comunicativo può essere attratta da ciò che scrivi o disinteressarsi al primo sguardo.
In quale contesto
Scrivere una e-mail a un professorone sconosciuto con i baffi pettinati non è la stessa cosa che scrivere al proprio cliente o alla propria cliente di sempre. So che sembra scontato, eppure chiedi un po’ a una mia cliente avvocata come le è complesso modulare formalità e informalità nei suoi messaggi!
Quali sono le e-mail che leggi tu
Se non la leggeresti tu, perché mai dovrebbe leggerla chi la riceverà? Prima di inviare la tua e-mail assicurati che scorrevolezza, struttura, chiarezza, lunghezza del testo invitino alla lettura.
Alcuni suggerimenti passepartout
- Scrivi un oggetto chiaro, che anticipi bene il valore del contenuto. Fai sentire l’eventuale emozione e, se l’e-mail contiene più informazioni, fai in modo che si capisca.
- Se puoi, invia più e-mail se gli argomenti di cui scrivere sono diversi e richiedono attenzioni specifiche.
- Rivolgiti a una persona: Ciao Xxx; Buongiorno dott.ssa/dott.Xxx; Buonasera Xxx… Se non conosci il nome preciso puoi risolvere così: Buongiorno, scrivo alla segreteria/direzione/ufficio taldeitali per…
- Riduci le formule di cortesia e i giri di parole.
- Scrivi in testa al testo il contenuto principale (evita i preamboli!).
- Accorcia le frasi togliendo le ridondanze, gli avverbi, le spiegazioni non necessarie…
- Assicurati che ci siano questi tre elementi: contesto, contenuto, emozione.
- Alla fine, saluta in modo coerente al contenuto: se hai dato una spiacevole notizia, augurare una buona giornata sembra uno sfottç!
Ti piacerebbe imparare a scrivere e-mail che vengano lette senza farti perdere buonumore e tempo in solleciti?
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