Riordinare la comunicazione è come riordinare un armadio: tiri fuori tutto, vagli ogni pezzo e decidi quale tenere, quale no, quale sta bene insieme un altro e cosa ti manca. Per riprogettare e rimettere in ordine la comunicazione facciamo una specie di decluttering del tuo sistema comunicativo: amministrativo, commerciale, sito, blog, newsletter, social e comunicazione diretta via e-mail e messaggio…
Per rimettere in ordine dobbiamo sapere cosa c’è
Come quando riordini casa o un armadio, prima di rimettere tutto a posto tiri fuori quello che c’è. A quel punto scegli cosa ti interessa tenere e ti serve, cosa ti piace, cosa non serve più. Facendo questo lavoro di selezione noti anche quello che ti manca.
A me serve tantissimo farlo per i vestiti, la cosmesi e i profumi: ho la tendenza a entusiasmarmi e è un attimo perdere il filo di ciò che c’è e ciò che non c’è.
Molte mie clienti e molti miei clienti arrivano con la stessa sensazione: con entusiasmo hanno aggiunto pezzi di comunicazione e a un certo punto non sanno più come coordinarli tra loro, se servono tutti e se ce ne sono altri di cui avrebbero bisogno.
Rimettere a posto la comunicazione inizia da ciò che c’è già.
Cosa succede quando la comunicazione non è ordinata
Quando la comunicazione non è ordinata, le conseguenze sono di due tipi:
- effetti sulla tua organizzazione, il tuo tempo e la tranquillità lavorativa;
- effetti sui clienti e chi collabora con te.
Effetti della comunicazione sulla tua organizzazione
Una comunicazione strutturata e ordinata ti rende facile lavorare. In particolare:
- hai documenti chiari che non creano fraintendimenti;
- sai dare indicazioni complete e non hai bisogno di ripeterti o correre ai ripari;
- hai un flusso comunicativo semplificato per clienti di nuova e vecchia data;
- se lavori in team, avete una comunicazione allineata;
- riconosci quando la comunicazione non sta funzionando e sai ribilanciarla senza sforzo.
Effetti della comunicazione sui clienti e chi collabora con te
Quando la comunicazione è ben coordinata e armoniosa chi interagisce con te sente:
- sicurezza;
- fiducia;
- stabilità del rapporto;
- solidità delle tue competenze;
- calma;
- complicità;
- di essere in buone mani.
Una comunicazione organizzata aumenta affidabilità, credibilità e autorevolezza.
Cosa ti serve per una comunicazione ordinata
Un po’ come per l’armadio, dipende dalle tue occasioni d’uso. Per esempio, nel mio armadio non hanno senso molti abiti eleganti perché sono rare le occasioni in cui mi servirebbero. Parimenti, non ho bisogno di venti t-shirt da camminata in montagna perché ci vado solo ogni tanto e ho tutto il tempo di lavare le magliette tra una gita e l’altra.
Allo stesso modo, la prima considerazione da fare per riprogettare la tua comunicazione è: quali sono le mie occasioni d’uso?
C’è chi ha bisogno di tanto materiale amministrativo e a chi bastano un paio di moduli e tutto il resto è social e newsletter; chi si dedica da tempo solo al blog e ha perso di vista tutto il resto; chi ha abbandonato una newsletter e basta spolverarla per ridarle un posto nell’armadio.
Come riprogetto la tua comunicazione
Appena ci conosciamo, ascolto per bene come funziona il tuo settore e come funziona, nello specifico, la tua attività. Ti chiedo quali sono i canali comunicativi che usi di più e con quale scopo e, poi, analizzo lo stile espressivo che stai usando:
- osservo se è coerente e coordinato;
- riconosco gli schemi nascosti;
- valuto gli effetti della tua comunicazione sul tuo lavoro e sulle persone;
- analizzo quali testi e script hanno bisogno di una revisione;
- costruisco una nuova architettura: tolgo, aggiungo, recupero, creo nuovi abbinamenti, proprio come nel decluttering dell’armadio. Sarà un decluttering della comunicazione.
A quel punto hai le linee guida per vestire la tua comunicazione ogni giorno e nelle occasioni speciali. Se, poi, preferirai scriva io per te, si può fare.
Hai la sensazione che nella tua comunicazione ci sia qualcosa che non torna e non sai bene cosa?
Inviami un esempio e inizieremo a leggere tra le righe.
