Scrivere chiaro e semplice ti salva il business. Il perché è presto scritto: chi ti legge capisce al volo, riduci i tempi di contratto e di gestione delle informazioni e non incappi in fraintendimenti che mangiano le energie. Il punto è: come scrivere chiaro e semplice?
La ragione per cui è difficile scrivere chiaro e semplice
Negli ultimi trent’anni la comunicazione scritta ha subito un terremoto perché si sono scontrate le placche di:
- Vecchia scuola, che ci voleva formali, un filino affettati e puntava sulle perifrasi e i giri di parole;
- SMS e chat varie successive, che ci vogliono con il dito rapido a digitare;
- Appiattimento lessicale per esposizione mediatica: quando leggiamo una parola, diventa più accessibile e rievocabile e è più probabile che la useremo a nostra volta, creando un effetto a catena che abusa della parola e livella la comunicazione.
Ne consegue che i nostri testi sono un mix poco chiaro di:
- Frasi fatte vecchio stampo;
- Parole scontate lette e rilette – che perdono di potere comunicativo -;
- Scarsa complessità argomentativa – perché ci si deve sbrigare.
E scriviamo così, malamente. Ci sta copiando pure l’IA.
Scrivere chiaro e semplice in ufficio, sui social, in negozio, in reparto
Quando ti serve scrivere con chiarezza e semplificare? Più o meno sempre, in ogni lavoro.
Struttura chiara, lessico semplice e viceversa
Un primo passo utile per rovesciare la tendenza è scrivere strutture chiare, anche graficamente, e scegliere parole semplici, non sempliciotte. Le parole semplici hanno significati precisi e facili fa comprendere: al bando vaghezza e tecnicismi (questi ultimi sono concessi solo se necessari).
Vale anche il contrario. Scegli strutture del testo semplici e organizzate, senza passare di palo in frasca ed evita i contorsionismi lessicali.
Scrivere e-mail chiare e semplici
Qualsiasi attività invia e-mail: uffici, negozi, ambienti sanitari, aziende di produzione… Pure nella vita personale, direi che sono poche le persone che non hanno mai avuto bisogno di scriverne una, anche solo per prenotare una vacanza.
Un’e-mail chiara e semplice è divisa in sezioni:
- Saluti iniziali
- [Eventuali presentazioni]
- Focus diretto sull’argomento (vai al punto)
- Informazioni aggiuntive, istruzioni, spiegazioni…
- Saluti finali
- Firma
- [Post Scriptum: per riprendere l’attenzione su un dettaglio, fare una battuta, specificare un aspetto che conta…]
Scrivere messaggi chiari e semplici
I messaggi in chat sono uno dei testi più disordinati che scriviamo. Per riordinarli, usa questa accortezze:
- Trattali come un’e-mail;
- Scrivi un messaggio unico anziché frammentarli;
- Scrivi frasi complete, senza elidere parti come fossero un telegramma;
- Pensa prima di digitare: se è ben pensato, lo scriverai meglio.
Scrivere cartelli chiari e semplici
I cartelli abbondano su porte dei negozi, corsie di supermercati e cliniche, reparti aziendali, al parco. Sono chiari? Sono semplici? Mica tanto! Quando ne incontrerai uno, facci caso!
Per migliorare i tuoi cartelli:
- Scegli frase attive, al positivo, senza formalismi e senza anteporre si chiede di, si prega di. Per esempio:
- Si chiede di ordinare al banco >> NO
- Vieni al banco per ordinare! >> SÌ
- Preghiamo il personale di non lasciare oggetti incustoditi >> NO
- Hai messo i tuoi oggetti personali nell’armadietto? >> SÌ
- Attenzione alla struttura! Un cartello è un testo breve che richiede microcopy: struttura molto definita e parole incisive. Cartelli prolissi, dispersivi, graficamente mal organizzati, sono inefficaci.
Scrivere post chiari e semplici
Sui social ci sono alcuni dettagli che hanno tanto bisogno di chiarezza e semplicità:
- Bio, riepilogo, presentazione;
- Caroselli;
- Didascalie (caption).
Un buon modo per iniziare:
- Usa il dizionario dei sinonimi: evita più che puoi di cadere nell’utilizzo di parole trite;
- In ogni testo, rispondi a una sola domanda: semplificherai e sintetizzerai con più facilità e avrai più materiale per altri post.
Scrivere articoli del blog chiari e semplici
Qui hai un aiuto pazzesco dalle piattaforme su cui pubblichi il tuo blog! Forse hai notato che si possono strutturare gli articoli in paragrafi con titoli e sottotitoli: questa è la regola primaria. Quindi, per il tuo prossimo articolo, fai così:
- Usa titoli e sottotitoli;
- Scrivi periodi brevi;
- Cura la punteggiatura;
- Scegli elenchi puntati quando dai molte informazioni;
- Crea tre sezioni immaginarie: introduzione, argomentazione, conclusione – anche per articoli brevi -;
- Assicurati di usare un linguaggio accurato per il tuo settore e SEO-Friendly.
Scrivere newsletter chiare e semplici
Per scivere newsletter chiare e semplici che hanno un pubblico solido:
- Evita discorsi esistenziali se non hai un esempio chiaro che li supporta (non si capiscono!);
- Segui la struttura standard delle e-mail per il tuo testo principale;
- Inserisci sezioni grafiche che suddividano il testo;
- Mantieni il tema della newsletter anche in eventuali rubriche e contenuti linkati: no minestroni di informazioni.
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Si chiama Tra le righe, contiene parole, punti e virgola e neuroscienze.
